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政府采购档案保管问题频出难追责 这五点建议能否给你启发?

作者:宋军 发布于:2019-04-28 09:44:14 来源:政府采购信息网
   某市一中学,原属于市直单位,其集中采购目录内的项目都委托给市直集采部门(下称“市政府采购中心”),前不久,市内机构改革,将其中学的管理权下放到了区里,区里要对该中学进行年度审计,而有关政府采购的档案资料在市政府采购中心,所以,该中学以档案资料不在学校为由不想审计。审计部门则要求该中学将政府采购档案资料全部拿回来审计后再归还市政府采购中心。而市政府采购中心则认为该档案既然属他们保管,则有保管职责,政府采购资料的借阅应按档案管理的有关规定执行。
  
  仅此一个档案的归属与借阅问题,双方文来文往近一个月,搞得双方都不愉快。
  
  同样,某市也是一个政府采购项目的音像资料的保管问题,因责任不落实,造成一个公开招标项目的音像资料丢失,使政府采购监管部门无法查阅评标过程的音像资料。采购人说该项目是委托给采购代理机构做的,采购代理机构说是在公共资源交易中心开标、评审的,公共资源交易中心说是采购代理机构逾期没有复制,自动覆盖了。总之职责不清、无法追究责任。
  
  自2003年起,我国开始实施《政府采购法》,到2018年底正好是15年的时间。有些集中采购机构也因大量的政府采购档案的归档、保管而苦恼,因为,随着时间的推移,政府采购资料的归档、保管花费了大量的人力、物力。有些政府采购档案也正好达到了法定的失效期,处置也是费力费时的事。
  
  而我国的政府采购法规对政府采购档案的管理问题的相关条款规定较少,也不明确。只是在《政府采购法》第24条规定:采购人、采购代理机构对政府采购项目每项采购活动的采购文件应当妥善保存,不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。
  
  所以,目前我国亟待出台一个高层级的政府采购档案归集、保管及相关责任以及违规处罚的规定或办法。
  
  依据政府采购工作实践来看,政府采购档案管理的规定或办法应包括如下内容:
  
  一是,政府采购文件资料所包含的范围和内容
  
  目前,我国《政府采购法》规定,“采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料”。由于当时《政府采购法》出台时的历史原因以及认知的局限性,将“采购文件”的所包含的范围和内容没有穷尽和罗列出来。
  
  从实际操作的情形看,政府采购的文件资料应该包括:采购项目可行性研究报告(主要指大项目);采购预算(包括追加的预算);采购实施计划;公开招标公告截图(包括邀请招标的资格预审公告及预审结果、竞争性谈判、竞争性磋商、询价采购方式采用发布公告邀请和在供应商库中随机抽取截图以及评审专家书面推荐供应商的书面函件)以及变更、更正公告和通知书;招标文件(包括竞争性谈判文件、竞争性磋商文件、询价通知书、单一来源论证和公示截图及采购方案)以及变更、更正公告和通知书;投标文件(包括竞争性谈判响应文件、竞争性磋商响应文件、询价响应文件以及供应商对投标文件的补充、修改或撤回的文件);评审专家抽取情况记录(包括中途更换评审专家记录);评标(审)标准(包括评审过程中的投标人的澄清、说明或者补正的书面资料,谈判、磋商中的实质性变动情况);评审报告;中标公告中标通知书(包括成交公告、成交通知书,未中标通知书);合同文本;行政救济资料(包括质疑、投诉、行政复议和行政诉讼资料);政府采购活动记录(包括单一来源采购的协商情况记录);验收证明(包括服务项目中的服务对象的感受情况);采购项目绩效评价资料(包括采购代理机构对评审专家的评价、评审专家对采购人、采购代理机构的评价);在采购活动中有关违反政府采购法规的情形的记录等。
  
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